Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

Platform hesabınıza ilişkin kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu, aşağıda bilgileri yer alan ITS Bilişim Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri Limited Şirketi'dir ("ITS Bilişim").

Ticaret unvanı

ITS Bilişim Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri Limited Şirketi

MERSİS numarası

0469052323400019

Adres

Atatürk Mah. 413 Sk. No: 6, Aliağa / İzmir

Vergi dairesi / VKN

Aliağa Vergi Dairesi - 4690523234

E-posta

destek@itsgroup.io

Platformda iki farklı veri işleme ilişkisi bulunur:

(a) Hesap verileriniz (kimlik, iletişim, hesap ve kullanım kayıtları) bakımından veri sorumlusu ITS Bilişim'dir.

(b) Platformu kullanan kuruluşların (işverenler, OSGB'ler ve İSG profesyonelleri) kayıt altına aldığı çalışan verileri bakımından veri sorumlusu İLGİLİ KURULUŞTUR. ITS Bilişim bu veriler bakımından, kuruluşun talimatlarıyla sınırlı olarak veri işleyen sıfatıyla yalnızca barındırma ve yazılım hizmeti sağlar; bu verileri kendi amaçları için işlemez.

Çalışan verilerinize ilişkin aydınlatma yükümlülüğü, veri sorumlusu sıfatını taşıyan işvereniniz veya hizmet aldığınız kuruluş tarafından yerine getirilir.

3.1. Hesap verileri: kimlik bilgileri (ad soyad), iletişim bilgileri (e-posta adresi; isteğe bağlı telefon), hesap güvenliği verileri (şifre özeti, oturum kayıtları; iki adımlı doğrulama kullanılıyorsa doğrulama uygulamasına ait kayıt ve kurtarma talebi kayıtları), kuruluş üyeliği ve rol bilgisi, işlem ve kullanım kayıtları ile 12. bölümde belirtilen zorunlu çerez verileri.

İki adımlı doğrulama kullanan bir kullanıcı, doğrulama uygulamasına erişimini kaybederse destek ekibinden sıfırlama talep edebilir. Bu talepte talep zamanı, talebin sonucu, kimliğin hangi yöntemle teyit edildiği, kısa bir açıklama notu, işlemi yapan ITS Bilişim yetkilisi ve sıfırlamada kapatılan doğrulama ve oturum sayısı kayda geçirilir. Kimlik, kuruluşunuzun Yönetici rolündeki kullanıcısından Platformda kayıtlı e-posta adresi üzerinden yazılı teyit alınarak ya da kayıtlı e-posta adresinize gönderilen davetle yapılan görüntülü görüşmeyle teyit edilir. Yazılı teyit istenirken Yönetici'ye adınız ve talebiniz bildirilir. Görüntülü görüşme kaydedilmez; görüşmede gösterilen kimlik belgesi fotoğraflanmaz ve saklanmaz. Talep alındığında ve sıfırlama yapıldığında kayıtlı e-posta adresinize, sıfırlama yapıldığında ayrıca kuruluşunuzun Yönetici rolündeki kullanıcılarına bildirim gönderilir; Yönetici'ye giden bildirimde adınız yer almaz.

Ücretli aboneliğe geçilmesi hâlinde ayrıca fatura bilgileri işlenir: fatura unvanı, vergi kimlik numarası (fatura şahıs adına düzenlenecekse T.C. kimlik numarası), vergi dairesi, fatura adresi, fatura e-posta adresi ve isteğe bağlı telefon. Bu bilgiler ücretli aboneliğe geçiş adımında kuruluş yöneticisi tarafından girilir; girilmedikçe ödeme adımı başlatılmaz. Faturanın düzenlenmesi ve ödemenin alınması için gereken ölçüde işlenir ve Platformda yalnızca kuruluş yöneticisi rolüne açıktır.

Satın alma sırasında ön bilgilendirme ve sözleşme metinlerine verilen onayın kaydı tutulur: onaylayan kişinin adı soyadı ve e-posta adresi, onaylanan metinlerin sürümü, onay zamanı ve satın almanın ticari ya da mesleki amaçla yapılıp yapılmadığına ilişkin beyan. Ödeme havale veya EFT ile yapılırsa ayrıca banka hesabımıza gelen ödemeye ait bilgiler işlenir: gönderen hesap sahibinin adı soyadı veya unvanı, gönderen hesabın IBAN numarası, ödemenin tutarı ve tarihi ile açıklamaya yazılan referans. Bu bilgiler ödemenin ilgili aboneliğe eşlenmesi, ödeme kaydının tutulması ve gerektiğinde iadenin ödemenin gönderildiği hesaba yapılması için kullanılır. Teklif, onay ve ödeme bildirimlerine ilişkin e-posta yazışmaları da aynı amaçla saklanır.

3.2. Kuruluşlar adına barındırılan veriler (veri işleyen sıfatıyla): çalışan kimlik ve özlük bilgileri (ad soyad, görev, işe giriş ve ayrılış tarihi, doğum tarihi), eğitim ve görevlendirme kayıtları, iş kazası ve ramak kala kayıtları, sağlık gözetimi kayıtları, acil durum ekiplerinde görevli kişilerin iletişim bilgisi ile İSG süreçlerinde yüklenen belge ve görseller. Yüklenen belgelerin içeriğini belgeyi yükleyen kuruluş belirler. Uzaktan eğitim kayıtlarında ayrıca kursiyerin beyan ettiği T.C. kimlik numarasının gizli bir anahtarla oluşturulan özeti ile numaranın son üç hanesinden oluşan maskeli hâli işlenir; numaranın tamamı Platformda saklanmaz ve kimlik numarasına ait hiçbir hane eğitim sertifikasına veya program tamamlama belgesine basılmaz.

Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veridir ve Platformda rol bazlı erişim yetkilendirmesiyle sınırlanır. Erişim sınırları şunlardır:

(i) Muayene ve tetkik ayrıntıları, tetkik izlem kayıtları ile poliklinik kayıtları yalnızca kuruluşun yetkilendirdiği sağlık personeli rollerine (işyeri hekimi ve diğer sağlık personeli) açıktır.

(ii) Kuruluşun yetkilendirdiği Yönetici (kuruluş hesabını yöneten kullanıcı) ve iş güvenliği uzmanı rolleri, sağlık gözetiminin işverene ait bir yükümlülük olması nedeniyle şu bilgilere de erişir: muayenenin elverişlilik kanaati, muayeneye ilişkin çalışma şartı ve açıklama notu, muayene geçerlilik tarihine dayalı termin takibi (çalışan adı ve tarih), dönem raporundaki sayısal muayene özeti, sağlık gözetimi planlaması için sicilde tutulan özel durum bilgisi (gebelik, emzirme, engellilik) ile risk değerlendirmesinde bu gruplarda çalışan bulunup bulunmadığına ilişkin işyeri düzeyindeki cevap, çalışanın maruz kaldığı bildirilen etken kayıtları (asbest, kanserojen veya mutajen madde, biyolojik etken, toz), iş kazası ve ramak kala kayıtlarındaki yaralanma bilgisi ile iş günü kaybı, ve işyeri hekiminin onaylı deftere yazdığı tespit ve öneriler.

(iii) Bu bölümdeki bilgiler, ilgili rollerin yetkisi çerçevesinde mevzuatın öngördüğü form ve belge düzeninde (örneğin İşe Giriş / Periyodik Muayene Formu, iş kazası tutanağı, dönem faaliyet raporu) belge çıktısı olarak da alınabilir.

(iv) Sağlık verileri, ITS Bilişim'in platform yönetici hesaplarına kapalıdır; bu kısıt yazılımın veri tabanı erişim kurallarında uygulanır. ITS Bilişim personeli, kuruluş tarafından ayrıca bir kullanıcı rolüyle yetkilendirilmediği sürece kuruluşun sağlık gözetimi kayıtlarına ve diğer sağlık verilerine uygulama üzerinden erişemez. Destek taleplerinin ve veri iadesinin karşılanmasında sağlık verileri ITS Bilişim personelince görüntülenmez. Barındırma altyapısının yönetim araçları gibi uygulama dışındaki teknik yollarla bu verilere erişim, yalnızca kuruluşun yazılı talimatı üzerine ya da hizmetin güvenliği veya sürekliliği için zorunlu teknik müdahale hâlinde yapılır; bu erişimler kayıt altına alınır ve talimata dayanmayan erişim ilgili kuruluşa gecikmeksizin bildirilir.

(v) Erişim yetkileri kuruluş tarafından verilir ve geri alınır; kimin hangi veriye erişeceğinin belirlenmesi veri sorumlusu sıfatıyla kuruluşun sorumluluğundadır.

3.3. Kuruluşa hizmet veren İSG profesyonellerine ilişkin görevlendirme verileri (veri işleyen sıfatıyla): ad soyad, görev türü, belge sınıfı, belge numarası ve tarihi, görevlendirme başlangıç ve bitiş tarihleri, aylık görevlendirme süresi, İSG-KATİP onay tarihi ve sözleşme numarası ile kuruluşun yüklemesi hâlinde İSG-KATİP sözleşme veya görevlendirme belgesinin kendisi. Bu veriler, görevlendirmenin belgelenmesi ve takibi amacıyla ilgili kuruluş tarafından Platforma girilir veya yüklenir. Yüklenen belge, belgeyi düzenleyen kurum tarafından içine yazılmış olan T.C. kimlik numarası ve belge bilgilerini içerebilir; Platform belgenin içeriğini ayrıştırmaz, ayrı bir alana yazmaz ve belgedeki bilgileri başka bir amaçla kullanmaz. Belge, kuruluşun evrak arşivinde saklanır ve kuruluşun yetkilendirdiği kullanıcıların erişimine açıktır; erişim yetkisi, bu bölümün 3.2 numaralı bendinde belirtildiği gibi kuruluş tarafından verilir ve geri alınır.

Hesap verileriniz aşağıdaki amaçlarla ve karşılarında gösterilen hukuki sebeplere (KVKK) dayanılarak işlenir:

Kuruluşlar adına barındırılan çalışan verileri; ilgili kuruluşun iş sağlığı ve güvenliği mevzuatından doğan yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla, kuruluşun veri sorumlusu sıfatıyla belirlediği hukuki sebeplere (tipik olarak KVKK m.5/2-a ve m.5/2-ç ile sağlık verileri bakımından m.6/3-e ve m.6/3-f) dayanılarak ve kuruluşun talimatları çerçevesinde işlenir.

Hesap verileriniz açık rızanıza dayanılarak işlenmez. Açık rıza gerektiren bir işleme faaliyeti söz konusu olursa bu, işbu metinden ayrı ve seçimlik bir mekanizma ile rızanıza sunulur.

Platformda isteğe bağlı yapay zekâ destekli özellikler bulunur. Bu özelliklerin tamamı, Amerika Birleşik Devletleri'nde yerleşik bir yapay zekâ hizmet sağlayıcısı üzerinden işler; sağlayıcıya iletilen veriler, sağlayıcının Amerika Birleşik Devletleri'nde ve başka ülkelerde kullandığı altyapıda işlenebilir. Sağlayıcıya iletilen veriler aşağıdaki kategorilerdedir:

(a) Kullanıcının girdiği metin bilgileri ile işyeri kayıtlarından derlenen bilgiler: belge ve madde taslağı istenen işyerinin unvanı, faaliyet konusu, tehlike sınıfı, il ve ilçesi, çalışan sayısı ve görev unvanlarının kişi sayısıyla dökümü; belgenin türüne göre işyerinde maruziyet kaydı bulunup bulunmadığı ve yıl içindeki İSG kayıtlarının sayıları (sağlık muayenesi sayısı dâhil); kullanıcının yazdığı yönerge ile geliştirilmek üzere gönderdiği taslağın içeriği (taslağa yazılmış kişi adları dâhil); düzeltici faaliyet kaydına yazılan uygunsuzluk başlığı, açıklaması ve varsa planlanan düzeltici faaliyet metni ile işyerinin unvanı. Acil durum planı sihirbazı kullanıldığında ayrıca işyerinin kat sayısı, çalışma düzeni, yapı türü ve çevresindeki riskler ile kullanıcının sihirbazda verdiği cevaplar iletilir: uyarı ve alarm araçları, yangın söndürme donanımı, acil durumda kesilmesi gereken enerji ve hat kaynakları, jeneratör veya kesintisiz güç kaynağı bulunup bulunmadığı, kaçış yollarının durumu, toplanma alanının tarifi, yedek haberleşme imkânı, dış kurumlarla iletişimi ve tahliye sonrası kat kontrolünü yürüten görev unvanı, binanın başka işverenlerle ortak kullanılıp kullanılmadığı, tek başına çalışılıp çalışılmadığı ve işyerinin faaliyet alanına göre sorulan ek sorulara verilen cevaplar (sağlık hizmeti veren işyerlerinde yatan hasta bulunup bulunmadığı, kesintisiz çalışması gereken cihaz türleri, merkezi medikal gaz ve hasta sevki için anlaşmalı kurum bulunup bulunmadığı; ofislerde kullanılan kat ve bölümler ile sunucu odası ve müşteri kabul alanı bulunup bulunmadığı; imalat işyerlerinde acil durdurma gerektiren proses, bulunan tehlikeli madde grupları, basınçlı kap ve patlama riski taşıyan alan); acil durum ekiplerinde görev alan kişilerin ekip bazında sayısı ile kullanıcının plana eklenmesini istediği serbest metin. Acil durum ekiplerinde görev alan kişilerin adı ve telefon numarası, kat krokileri ve çalışanların kişisel durumlarına ilişkin bilgiler sağlayıcıya iletilmez. Risk değerlendirme sihirbazında rapor anlatısının ya da birime ek tehlike maddesi önerisinin yapay zekâ ile hazırlanması istendiğinde ayrıca şu bilgiler iletilir: işyerinin faaliyet kodu ve bu kodun tanımı, tehlike sınıfı, sihirbazda işyeri için verilen ortak cevaplar, birimlerin adları ve faaliyet tanımları, birimler için sihirbazda verilen cevaplar, birimlerde seçilen ve kullanıcının eklediği iş adları, en yüksek risk seviyesindeki tehlike başlıkları ile bu başlıkların seviye adı (puan değil), ayrıca düzenlemeye tabi olabilecek iş adları, önceki değerlendirmeden gelen madde başlıkları ve ek madde istenen birimde zaten bulunan madde başlıkları. Risk puanları, önlem metinleri, sorumlu ve termin bilgileri, değerlendirme ekibinde yer alan kişilerin adları, işyerinin adresi, fotoğraflar ve özel politika gerektiren çalışan gruplarına ilişkin cevaplar (gebe ya da emziren ve engelli çalışan bulunup bulunmadığı dâhil) sağlayıcıya iletilmez. Bu bilgiler İSG belge ve madde taslakları, düzeltici faaliyet kaydının taslak olarak tamamlanması, acil durum eylem planı taslağının bölüm bölüm hazırlanması, risk değerlendirme raporunun anlatı bölümlerinin taslak olarak hazırlanması ve birime ek tehlike maddesi önerilmesi amacıyla iletilir.

(b) Kullanıcının yüklediği fotoğraflar: saha fotoğrafları, tespit edilen uygunsuzluğa ilişkin düzeltici faaliyet taslağı veya olay kaydı taslağı oluşturulması amacıyla iletilerek analiz edilir; fotoğrafla birlikte işyerinin adı ve kullanıcının yazdığı yer ve yapılan iş notu da iletilir.

(c) Kullanıcının yüklediği belgeler: eğitim içeriği hazırlanmasında kullanılan doküman, slayt taslaklarına çevrilmesi amacıyla tüm sayfalarıyla birlikte iletilir.

(d) Ürün içi yardım asistanına yazılan sorular öncelikle Platformun yardım içeriğinden hazırlanmış hazır cevaplarla karşılanır. Soruya uygun hazır cevabın belirlenmesi ya da Platformun soruyla eşleştirdiği hazır cevabın soruya uyup uymadığının denetlenmesi amacıyla soru metni, varsa kullanıcının bulunduğu ekranın adı ve aday hazır cevaplarla birlikte sağlayıcıya iletilebilir; bu iletime sohbet geçmişi eklenmez. Asistan panelinde hazır soru düğmesiyle sorulan sorular sağlayıcıya iletilmeden yanıtlanır. Hazır cevapla karşılanamayan sorular; açık paneldeki sohbet geçmişi (aynı panelde daha önce hazır cevapla ya da hazır soru düğmesiyle yanıtlanan sorular dâhil), kullanıcının rolü ve bulunduğu ekranın adıyla birlikte, ürün kullanımına ilişkin yanıt üretilmesi amacıyla iletilir. Asistana kuruluşun kayıtları iletilmez ve soru metni Platformda saklanmaz; kullanıcı destek talebi oluşturmayı onaylarsa sohbet dökümü destek ekibine e-postayla iletilir.

Bu özelliklere ilişkin esaslar şunlardır: (i) belge, kayıt ve eğitim içeriği için üretilen yapay zekâ çıktıları taslak niteliğindedir; yetkili kullanıcı tarafından incelenip onaylanmadan kesinleşmez ve kişiler hakkında münhasıran otomatik sistemlere dayalı sonuç doğuran karar alınmaz. (ii) Saha fotoğraflarında kişilerin yer almaması esastır; kullanıcılar kişi içeren fotoğraf yüklememeleri konusunda uyarılır. (iii) Yüklenen belgelerde çalışan kimlik ve sağlık bilgisi taşıyan sayfaların yer almaması esastır; kullanıcılar bu sayfaları belgeden çıkarmaları konusunda uyarılır. (iv) Fotoğraf notlarına, belge yönergelerine, düzeltici faaliyet kaydının yapay zekâya gönderilen alanlarına, acil durum planı sihirbazındaki serbest alana, risk değerlendirme sihirbazındaki birim adı, birim faaliyet tanımı ve iş adı alanlarına ve yardım asistanına yazılan sorulara çalışan adı, kimlik ve sağlık bilgisi yazılmaması esastır; kullanıcılar fotoğraf notu, yönerge, düzeltici faaliyet alanları, acil durum planı sihirbazının serbest alanı ve yardım asistanının soru alanında bu konuda uyarılır. (v) Hizmet sağlayıcının ticari hizmet şartları, iletilen verilerin sağlayıcının modellerinin eğitiminde kullanılmamasını öngörür. (vi) Bu kapsamdaki yurt dışına aktarımlar 7. bölümde açıklanmıştır.

Hesap verileriniz; kayıt ve profil formları, Platform arayüzü ile oturum ve sistem kayıtları aracılığıyla, tamamen veya kısmen otomatik yollarla elektronik ortamda, 4. bölümde belirtilen hukuki sebeplere dayanılarak toplanır. Havale veya EFT ile yapılan ödemelere ait bilgiler bankamızın hesap hareketi kayıtlarından, teklif ve onay yazışmaları e-posta yoluyla elektronik ortamda toplanır.

Kuruluşlar adına barındırılan veriler ile görevlendirme verileri, ilgili kuruluşun yetkilendirdiği kullanıcılar tarafından Platform arayüzü üzerinden girilerek veya belge yüklenerek elektronik ortamda toplanır; uzaktan eğitim kayıtlarında ad soyad, kimlik numarası ve görev bilgisi kursiyerin eğitim portalındaki beyanıyla alınır. Bu verilerin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi bakımından aydınlatma yükümlülüğü, veri sorumlusu sıfatını taşıyan ilgili kuruluşa aittir.

7.1. Yurt içi aktarım: kişisel verileriniz; (i) abonelik bedelinin tahsil edilmesi ve ödeme işlemlerinin yürütülmesi amacıyla, yurt içinde yerleşik ödeme hizmeti sağlayıcısına ad, soyad, e-posta adresi, fatura unvanı, vergi kimlik numarası (fatura şahıs adına düzenleniyorsa T.C. kimlik numarası), fatura adresi ve girilmişse telefon numarasıyla sınırlı olarak, (ii) hukuka uygun talepleriyle sınırlı olmak üzere yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, (iii) bir uyuşmazlık hâlinde yargı mercileri ile hukuk danışmanlarına, (iv) havale veya EFT ile yapılan bir ödemenin iadesi gerektiğinde, iadenin gerçekleştirilmesi amacıyla hesabımızın bulunduğu yurt içindeki bankaya, iadenin yapılacağı hesap sahibinin adı soyadı veya unvanı, IBAN numarası ve iade tutarıyla sınırlı olarak, KVKK m.8 uyarınca aktarılabilir. Ödeme adımında kart bilgileriniz ödeme hizmeti sağlayıcısının kendi ödeme formu üzerinden alınır; kart bilgileri ITS Bilişim'in sistemlerinde saklanmaz. Verileriniz hiçbir üçüncü tarafa satılmaz; pazarlama amacıyla paylaşılmaz.

7.2. Yurt dışına aktarım: verileriniz; (i) veritabanı ve dosya barındırma hizmetleri için Avrupa Birliği bölgesinde, (ii) uygulama barındırma ve e-posta iletim hizmetleri için Avrupa Birliği bölgesinde ve Amerika Birleşik Devletleri'nde sunucuları bulunan hizmet sağlayıcılarına, (iii) 5. bölümde açıklanan yapay zekâ hizmetleri için Amerika Birleşik Devletleri'nde yerleşik yapay zekâ hizmet sağlayıcısına, (iv) destek adresimize gönderilen e-postalar ve başvurular, yardım asistanından oluşturulan destek taleplerinin sohbet dökümleri ile satış ve ödemeye ilişkin yazışmalar dâhil olmak üzere kurumsal e-posta yazışmalarımızın yürütülmesi ve saklanması için kurumsal e-posta hizmeti sağlayıcısına, hizmetin gerektirdiği ölçüyle sınırlı olarak aktarılır. Uygulama barındırma ve e-posta iletim hizmeti sağlayıcıları Amerika Birleşik Devletleri'nde yerleşiktir; uygulama, Avrupa Birliği bölgesindeki sunucularda çalıştırılır. Uygulamaya gönderilen istekler sağlayıcının dünya genelindeki ağ düğümleri üzerinden iletilir ve bu düğümler Avrupa Birliği dışında da bulunabilir; sağlayıcıların hesap, kayıt ve destek işlemleri Amerika Birleşik Devletleri'ndeki altyapılarında yürütülebilir. Yapay zekâ hizmet sağlayıcısına iletilen veriler, sağlayıcının Amerika Birleşik Devletleri'nde ve başka ülkelerde kullandığı altyapıda işlenebilir. Kurumsal e-posta hizmeti sağlayıcısına iletilen yazışmalar, sağlayıcının Amerika Birleşik Devletleri'nde ve başka ülkelerde bulunan altyapısında saklanabilir ve işlenebilir. Avrupa Birliği bölgesinde bulunan sunuculara yapılan aktarım da yurt dışına aktarım sayılır.

7.3. Gömülü üçüncü taraf içerik: uzaktan eğitim içeriğine ilgili kuruluş tarafından gömülü video eklenmişse, video yalnızca oynat düğmesine basıldığında yüklenir. Oynat düğmesine basıldığı anda, videoyu izleyen kişinin cihazı, sunucuları Amerika Birleşik Devletleri'nde bulunan video barındırma hizmeti sağlayıcısına doğrudan bağlanır ve bu sağlayıcıya IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi ile videonun yerleştirildiği sitenin adresi ulaşır; bu bilgiler böylece yurt dışına aktarılmış olur. Kullanılan video barındırma hizmeti sağlayıcıları YouTube (Google) ve Vimeo'dur. Bu sağlayıcılar ITS Bilişim'in alt işleyeni değildir; kendilerine ulaşan bilgileri kendi gizlilik metinlerine göre işler. Eğitim kaydı, kimlik bilgileri, sınav cevapları ve puanlar bu sağlayıcılara aktarılmaz. Aktarılan bilgiyi azaltmak için YouTube videolarında sağlayıcının gizlilik korumalı gömme adresi, Vimeo videolarında takip yapılmaması isteği kullanılır ve eğitim bağlantısının tam adresi sağlayıcıya iletilmez; bu önlemler aktarımı azaltır, ortadan kaldırmaz. İçeriğe video eklenip eklenmemesi kararı ilgili kuruluşa aittir.

Hesap verileriniz üyeliğiniz süresince; üyeliğin sona ermesinden itibaren ise olası uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi ve yasal yükümlülükler nedeniyle 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m.146'daki 10 yıllık genel zamanaşımı süresi boyunca saklanır. Trafik ve erişim kayıtları, 5651 sayılı Kanun kapsamındaki süreler boyunca tutulur. Sağlık kayıtlarının görüntülenmesine ilişkin izler ile iki adımlı doğrulama kurtarma kayıtları 730 gün saklanır ve bu sürenin sonunda silinir. Satın alma onay kayıtları, fatura bilgileri ile ödeme ve iade kayıtları, Türk Ticaret Kanunu ve vergi mevzuatında ticari defter ve belgeler için öngörülen saklama yükümlülüğü nedeniyle, kaydın oluştuğu takvim yılının sonundan itibaren 10 yıl saklanır; üyelik daha önce sona erse de bu süre dolmadan silinmez. Kuruluşlar adına barındırılan İSG kayıtları, ilgili mevzuatın öngördüğü süreler (örneğin kişisel sağlık dosyalarında işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl) boyunca kuruluş adına saklanır; bu sürelerin takibi veri sorumlusu sıfatıyla ilgili kuruluşa aittir. Süresi dolan veriler mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

ITS Bilişim, Kanunun 12. maddesi uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bunlara hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ile verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla, uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. Bu kapsamda Platformda bugün uygulanan başlıca teknik tedbirler şunlardır:

(i) Rol bazlı erişim yetkilendirmesi: her kullanıcı yalnızca kuruluşun kendisine verdiği rolün gerektirdiği verilere erişir. Bu sınır yalnızca arayüzde değil, veri tabanı düzeyinde satır bazlı erişim kurallarıyla da uygulanır.

(ii) İletimde şifreleme: tarayıcınız ile Platform arasındaki ve Platform ile hizmet sağlayıcıları arasındaki veri iletimi şifreli bağlantı (HTTPS/TLS) üzerinden yapılır.

(iii) Kimlik doğrulama verisinin özet hâlinde saklanması: hesap parolaları geri döndürülemez özet hâline getirilerek saklanır; uzaktan eğitim portalında girilen T.C. kimlik numarası ise gizli bir anahtarla oluşturulan özet hâlinde saklanır. Parolanın kendisi ve portalda girilen numaranın tamamı Platformda tutulmaz.

(iv) İşlem izlerinin tutulması: sağlık gözetimi, iş kazası ve ramak kala, düzeltici faaliyet, denetim, risk değerlendirmesi, acil durum, eğitim, kişisel koruyucu donanım ve onaylı defter kayıtlarında kaydı oluşturan kullanıcı ile oluşturma zamanı saklanır. Uzaktan eğitim içeriğinde son değişikliği yapan kullanıcı ile değişiklik zamanı, kursiyer adı düzeltmelerinde önceki ad ile düzeltmeyi yapan kullanıcı ve zaman, abonelik değişiklikleri ile ödeme işlemleri ayrıca kayda geçirilir.

(v) Yedekleme: veri tabanı, barındırma hizmeti sağlayıcısının altyapısında günlük olarak yedeklenir. Bu metin, belirli bir geri yükleme süresi taahhüdü içermez.

(vi) Düzenli gözden geçirme: erişim kuralları ve güvenlik yapılandırması düzenli aralıklarla gözden geçirilir ve otomatik sınamalarla denetlenir.

(vii) Sağlık kaydı görüntüleme izi: Platform ekranlarında muayene kaydının ayrıntısı, muayene formu belgesi, çalışan sayfasındaki sağlık bölümü ya da sağlık evrakı açıldığında, açan hesap, açılma zamanı ve açılan kaydın türü kayda geçirilir; kaydın içeriği bu ize yazılmaz. Liste görünümleri bu kapsamda değildir.

(viii) İsteğe bağlı iki adımlı doğrulama: kullanıcılar hesaplarına girişte parolaya ek olarak kimlik doğrulama uygulamasının ürettiği tek kullanımlık kodu etkinleştirebilir.

Özel nitelikli kişisel veriler bakımından, Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 31.01.2018 tarihli ve 2018/10 sayılı kararında öngörülen ek tedbirler kademeli olarak uygulanmaktadır. Bu kapsamda bugün uygulanan tedbirler şunlardır: sağlık verilerine erişimin 3.2 numaralı bölümde açıklanan rol sınırlarıyla ve veri tabanı erişim kurallarıyla daraltılması, bu verilerin ITS Bilişim'in platform yönetici hesaplarına kapatılması, erişim yetkisinin kuruluş tarafından verilip geri alınması, sağlık gözetimi kayıtlarında kaydı oluşturan kullanıcının ve oluşturma zamanının saklanması, sağlık kayıtlarının Platform ekranlarında görüntülenmesinin (vii) bendindeki kapsamla kayda geçirilmesi ve erişim kurallarının düzenli olarak denetlenmesi.

Bir veri ihlali hâlinde Kanunun 12. maddesinin beşinci fıkrası uyarınca bildirim yükümlülükleri yerine getirilir. Hesap verileriniz bakımından bu bildirim, veri sorumlusu sıfatıyla ITS Bilişim tarafından ilgili kişiye ve Kişisel Verileri Koruma Kuruluna yapılır. Kuruluşlar adına barındırılan verilerde bildirim yükümlülüğü veri sorumlusu sıfatını taşıyan kuruluşa aittir; ITS Bilişim, öğrendiği ihlali gecikmeksizin ilgili kuruluşa bildirir.

Kanun'un 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak;

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme
• Kanun'un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca; (i) Atatürk Mah. 413 Sk. No: 6, Aliağa / İzmir adresine yazılı olarak (şahsen veya noter aracılığıyla), (ii) güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da (iii) Platformda kayıtlı e-posta adresinizi kullanarak destek@itsgroup.io adresine iletebilirsiniz. Başvurunuzda Tebliğ'in 5. maddesinde sayılan zorunlu unsurların bulunması gerekir. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Tebliğ'de öngörülen tarifedeki ücret talep edilebilir.

Çalışan verilerine ilişkin başvurular, veri sorumlusu sıfatını taşıyan ilgili kuruluşa (işvereninize veya hizmet aldığınız OSGB'ye) yapılmalıdır. ITS Bilişim'e ulaşan bu nitelikteki başvurular gecikmeksizin ilgili kuruluşa yönlendirilir; ITS Bilişim, başvuruların sonuçlandırılmasında kuruluşa teknik destek sağlar.

Platform, yalnızca oturumunuzun sürdürülmesi ve kimlik doğrulama için zorunlu çerezler ("sb-" önekiyle başlayan oturum çerezleri) kullanır; bu çerezler için açık rıza gerekmez. Platform; reklam, profilleme veya ziyaretçi ölçümleme amaçlı üçüncü taraf çerezi ya da izleme kodu kullanmaz. Gömülü bir video oynatıldığında veya ödeme adımı açıldığında ilgili hizmet sağlayıcısı kendi çerezlerini ya da benzer teknolojileri kullanabilir; bu kullanım ilgili sağlayıcının kendi gizlilik metinlerine tabidir ve söz konusu aktarımlar 7. bölümde açıklanmıştır.

Bu metin 2026.10.7 sürümüdür. Metin güncellendiğinde güncel sürüm Platformda yayımlanır; önemli değişiklikler oturum açılışında bilgilendirme olarak gösterilir. Metnin güncel hâline bu sayfadan her zaman erişilebilir.